Drivve France

Si vous êtes arrivé jusqu’à cette partie de notre site, c’est que vous souhaitez entrer dans les détails. Et nous avons tant à dire sur la gestion documentaire, la création de workflow, la numérisation, le travail en réseau, l’indexation automatique… Tout est dans le détail, non ? Nous vous l’accordons, il est impensable d’attendre l’installation d’un ensemble aussi riche que notre solution de gestion documentaire pour savoir précisément ce qu’elle fait. Ici, nous vous livrons donc en synthèse tout ce que notre produit est capable de réaliser. Si vous souhaitez encore plus de détails, demandez !.

Base de données

Stockage

• Base de données fondée autour d’un noyau C++ pour les fonctions de stockage et de récupération des informations
• Base de données orientée objets spécialement conçue pour le stockage des documents
• La technologie Volume-Based Container Storage (VBCS)™ fournit le moyen le plus efficace de stocker vos documents car lorsque la base gère des conteneurs de taille définissable, la taille des données n’affecte pas les performances
• Exploite la sauvegarde incrémentale pour sécuriser vos données sachant que seul le dernier document créé peut éventuellement être altéré. Lorsque l’on a défini une taille pour un conteneur, aucun changement n’est possible.
• La technologie d’accès au conteneur à la demande minimise les possibilités de corruption de données en cas d’erreur fatale (mise hors tension, défaut matériel)
• Nombre illimité de documents
• Technologie de séparation de contenu des documents : séparation des documents CI (Coded Information), des documents NCI (Non Coded Information) et des métadonnées (données d’index). Avec un jeu de conteneurs affecté à chaque type, les performances de recherche de métadonnées ne sont pas affectées par la taille des données du document.

Sécurité

• Le concept de stockage de conteneurs délivre un grand niveau de sécurité
• Gestion encapsulée des utilisateurs avec un nombre illimité des utilisateurs
• Technologie de groupes en cascades : création illimitée de groupes et de sous-groupes
• Concept de role-based permission : définit des autorisations d’accès basées sur les rôles plutôt que sur les groupes
• Gabarits d’autorisation : créez vos modèles d’autorisation et assignez-les à des utilisateurs ou à des groupes

Document Management

• Gère tout type de documents (emails, fichiers bureautiques, PDF, CAD, etc.)
• Contrôle de versions
• Gestion des projets et des versions
• Approbation de document
• Période d’expiration de validité
• Contrôle des versions mineures et majeures
• Gestion du cycle de vie du document
• Gestion de la sécurité et des utilisateurs avec groupes et rôles
• Sécurité de niveau de document
• Enregistrement et sortie
• Audit - qui, quoi, quand - de l'exactitude des transactions
• Document à références croisées – dans des espaces multiples
• Recherche plein texte
• Recherche concaténée sur champs droit et gauche
• Moteur de recherche orienté contexte
• Gestion intelligente de boîte aux lettres
• Respect des lois et règlements en vigueur (Sarbanes-Oxley, GDPdU, FDA chapitre 11, respect des GPL, conformité aux GMP, etc.)
• Facilite la conformité avec les règlements (HGB, de la ZPO, AO et BDSG)
• Règlements de base pour les systèmes de comptabilité supportant DP
• Autorisation d’accès en fonction du contenu
• Distribution automatique de workflow
• Sauvegarde des archives automatique
• Systèmes ERP
• Systèmes LIMS
• Archivage des documents COLD
• Gestion du stockage hiérarchique
• Pas de limite pour la taille et la quantité des documents
• Excellent rapport performances-prix
• Concept de système complet qui simplifie l'installation
• Base de données déjà intégrée système
• Pas de licences tierces
• Interfaces ouvertes qui permettent une connexion rapide et facile aux applications tierces
• Modification ou manipulation des documents d'archives et des enregistrements impossible
• Toutes les activités du système sont identifiées

Projets

• Gestion logique de la relation document
• Classification des projets
• Cascade de projets en sous-projets
• Gestion de la durée des projets
• Importations automatiques en provenance de systèmes externes
• Recherche de texte intégral
• Recherche orientée contexte

Gestion de workflows

Créer des workflows automatisés pour gérer vos taches professionnelles est crucial dans les environnements informatiques actuels. Les solutions de gestion de workflow de Drivve | DM vous permettent de gérer la totalité de vos flux documentaires numérisés via différents types d'entrées (scanners, multifonctions, eForms, etc.) sur un simple navigateur Internet et même sur votre iPhone. Un ingénieux système de gestion des droits assure la qualité et la sécurité des flux de documents.

• Messagerie personnelle
• Gestion de workflows et administration des processus
• Service de notification pour les workflows
• Sujets de workflows personnalisables
• Surveillance des délais et service d’avertissement
• Journal des enregistrements indiquant l’ensemble des changements des workflows et le nom de l’utilisateur
• Fonctionnalité d’ajout de notes
• Gestion de workflows de manière standardisée et flexible
• Association des documents concernées et des fichiers projet aux workflows
• Transmission des enregistrements par e-mail à n’importe quelle adresse (même différent des participants du workflow)
• Administration facile des droits d’accès
• Mise en place de priorités aux workflows si besoin
• Aperçu des workflows définissable via les priorités

Indexation intuitive

L’indexation, dont la finalité est de faciliter la récupération, pourrait être simple si on se contentait de conserver la trace d’identifiants uniques de documents. Mais bien souvent, l’indexation prend une forme plus complexe, mettant en jeu des métadonnées et des index de mots issus du contenu d’un document. Un des enjeux de la récupération rapide de données est la création d’une topologie d’index.

• Classification automatique
• Extraction et catégorisation automatique des métadonnées
• Utilisations des structures des dossiers et des contenus pour créer des plans de projets
• Création et intégration de thésaurus
• Indexation orientée objet
• Formulaire d’administration
• Permet une structure de dépôt intuitive

Simplicité

Retrouver aujourd’hui un document électronique stocké peut faire appel à un processus complexe et puissant. Pour localiser un document, une recherche traditionnelle s’appuie sur l’identifiant unique du document utilisé par le système d’index. Une méthode plus élaborée consiste à spécifier une partie des termes de recherche en utilisant l’identifiant du document et / ou une partie des métadonnées pour que le système renvoie la liste des documents correspondants.

Drivve | DM vous permet de spécifier une expression booléenne contenant de multiples mots-clés ou des phrases censés apparaître dans le contenu du document. Ce type de requête peut s’appuyer sur des index précédemment construits, sinon la recherche plein texte dans tous les documents renvoie une liste de tous ceux qui sont pertinents.

• Fileplans : classement automatique et plan d’archivage fondés sur des plans préexistants et des structures normalisées
• Type-based plans: classement automatique et plan d’archivage sur la base de types préexistants
• Gestion automatique du cycle de vie: activation de l’archivage, des changements de contenu et de métadonnées basée sur des règles simples
• Numérotation automatique de documents
• Politiques d’archivages et de conservation
• Disposition : contrôle et manipulation des archives, entrées, conservation, transferts, et destruction disponibles à travers des règles et un traitement automatisé
• Recherche simple à travers du contenu plein texte, des structures fileplans, des catégories de gestion de projets et des types
• Indexation souple et intuitive
• Recherche unique pour tous les documents
• Formats variés avec 100% de compatibilité
• Extrêmement rapide et évolutif
• Une facilité d'utilisation qui augmente la productivité
• Des informations précises qui favorisent une meilleure qualité
• L'exhaustivité de l'information réduit les coûts
• Protège votre investissement

Installation

• Installation sur serveur : opérationnel en 5 mn
• Pas d’installation client
• Aucune connaissance complexe en base de données requise
• Base de données incluse dans le setup du serveur
• Maintenance simple de la sauvegarde de la structure

Administration

• Suite d’administration centrale
• Administration en mode Web
• Création d’utilisateurs, de groupes et de rôles
• Structure de dépôt consolidée, types de projets et d’armoires
• Définition des droits et des autorisations
• ==> Depuis n’importe où

Montée en charge

• Architecture multi-tierce distincte entre le client, le serveur et les composants d’infrastructure
• L’utilisateur client et l’administrateur client utilisent tous deux le protocole Internet pour accéder aux serveurs d’authentification, de contenu et de workflow via un tunnel de communication
• Les modules du serveur communiquent directement avec les systèmes de stockage, les bases de données et les répertoires d’utilisateurs, ce qui confère au système une sécurité maximale tout en assurant une solide montée en charge
• La répartition des modules du serveur sur plusieurs ordinateurs permet d’obtenir de hautes performances sur chaque station de travail

Protection des données

La sécurité des documents est un point extrêmement vital dans toute application de gestion de documents, et, selon le type de document, les exigences actuelles de conformité peuvent être très complexes. Drivve | DM possède un module de gestion des droits qui permet à un administrateur de déterminer pour des utilisateurs et des groupes des autorisations d'accès aux documents en fonction de leur type.

• L’architecture de base offre à elle seule un degré élevé de sécurité contre l'accès non autorisé aux données
• La base de données est encapsulée dans la procédure d'authentification
• L’identification des utilisateurs uniques, via Drivve | DM log-in et la signature unique, est complètement sécurisée avec l'authentification automatique de Windows
• D'autres fonctions de sécurité sont disponibles pour protéger les documents très sensibles contre les accès, même venus des administrateurs de système
• Des fonctions supplémentaires de protection contre la manipulation reposent sur la journalisation des détails de toutes les modifications apportées au système
• Drivve | DM vous protège également efficacement contre la perte de données