Avec une solution de numérisation, il n’y a jamais trop de fonctions. Mais attention, une longue liste de fonctions n’est pas tout – elle ne remplacera jamais une véritable solution intégrée. Pour obtenir la solution idéale, il est essentiel de considérer qui utilisera le middleware qui connectera les scanners et les MFP au réseau.
Avec Drivve | Image, une grande majorité des utilisateurs ne sait même pas qu’ils sont des utilisateurs. Ils sont simplement les bénéficiaires d’un système sans faille qui prend en charge une partie de leur business. Bien souvent, ils n’auront qu’à presser un simple bouton pour exécuter des tâches consommatrices en temps et ennuyeuses. Mais pour ceux qui ne souhaitent plus perdre leur temps debout devant un copieur, la description qui suit des différents modules de Drivve | Image sera une bénédiction. Vous aurez dans notre produit une véritable boîte à outils avec laquelle vous pourrez construire une solution de numérisation sur-mesure. Regardez dans les détails ce que nous vous proposons. Vous serez surpris de la façon avec laquelle vous pouvez désormais automatiser votre environnement de travail.
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Scanner Power Tools (SPT) Super tweaks pour la bureautique
Boostez vos MFP avec des outils de traitement surpuissants, puis laissez les travailler ! Ils sauront exactement quoi faire…
Read complete specificationsLes Scanner Power Tools font partie des composants clés à votre recherche des processus de travaux complètement intégrés car ils connectent vos scanners à votre réseau, à votre ensemble de logiciels et, en cas de besoin, même au monde entier.
Grâce aux Scanner Power Tools, vous optimisez et vous automatisez de manière rapide et simple un nombre illimité de processus. Créez des profils individuels pour vos processus de scan, y compris le traitement d’images, l’indexation, la conversion, la diffusion ainsi que le classement ou l’archivage d’un document scanné. Ensuite, il arrive souvent qu’une seule touche de bouton au scanner suffit pour lancer un processus de scan complexe.
Découpage des marges
Enlevez les marges indésirables avant l’enregistrement et la diffusion des documents scannés.
Redressement
Profitez de cette fonction pour redresser un document qui vient d’être scanné de manière penchée.
Nommez votre document
Grâce à la fonction intelligente pour créer des noms de fichiers, vous pouvez organiser parfaitement vos documents pour les rechercher et retrouver au futur. Définissez des conventions pour vos noms de fichiers et utilisez des variables pour le faire. Vous pouvez vous servir des noms automatiques lorsque vous classez un document, vous entrez des valeurs sur l’écran manuellement ou vous profitez d’une combinaison de ces deux possibilités. Utilisez les champs d’entrée quelconques que l’utilisateur peut remplir sur l’écran du scanner ou du multifonction en tant que partie du nom de fichier (par exemple « département-société-numéro du document-date & temps.pdf »).
Traitement d‘image
Vos scans deviendront plus nets et plus lisibles que jamais grâce à la suppression des taches, des points d’images et des trous de perforation. Vous supprimez les lignes indésirables de chaque document, par exemple ceux qui apparaissent souvent sur les télécopies.
Authentification de l’utilisateur
Augmentez la sécurité du processus de scan par une intelligente authentification de l‘utilisateur qui est intégrée dans votre MS Active Directory et qui vous permet un log-in sur votre scanner.
Suppression des pages vierges
Accélérez et comprimez votre processus de scan par la suppression des pages vierges et inutiles. Choisissez le mode Duplex (mode recto-verso) par défaut pour vos scans, même pour les documents en recto seuls, et les pages vierges seront supprimées automatiquement.
Pagination
Commentez ou paginez vos documents à l’aide des variables prédéfinies, par un texte générique ainsi qu’à l’aide d’une pagination-filigranes ou par un texte entré au panneau de contrôle du scanner ou du multifonction. Comme ça, vous pouvez tamponner un texte quelconque ou une image sur votre document scanné, par exemple la date, des informations concernant l’utilisateur actuel et même une signature de l’utilisateur connecté sous forme d’une image qui est mise à disposition dans son dossier personnel.
Fonction de recherche pour les dossiers réseau
Recherchez des dossiers contenant une lettre particulière ou une combinaison de lettres (comme « Fa » pour « Facture » ou « Jan » pour « Janvier ») et choisissez le résultat de la recherche qui vous convient au panneau de contrôle. Comme ça, l’opération de scanner des documents directement dans un dossier sur le réseau devient simple comme bonjour, même si une centaine de dossiers est au choix.
Parcourez le chemin d‘archivage
Parcourez les archives sur votre réseau directement depuis l’écran de votre scanner ou multifonction, y compris tous les dossiers principaux et les sous-dossiers de la hiérarchie (l’administrateur peut limiter l’accès aux archives protégés).
Métadonnées
Profitez des données disponibles dans votre société pour créer de manière intelligente des noms de fichiers et de dossiers ou utilisez-les en tant que métadonnées pour l’indexation de vos documents scannés. Ainsi, vous assurez de pouvoir les retrouver rapidement à cause de l’organisation optimale de vos documents. L’utilisation efficace de ces informations représente la différence entre les données non pas structurées et les données parfaitement structurées étant la base pour des processus divers.
Impression de documents
Si votre scanner a des capacités d’impression, vous pouvez parcourir tout votre réseau sur le panneau de contrôle et imprimer des documents depuis votre scanner. En plus, vous pouvez utiliser la fonction Printback pour imprimer un document lors du processus de scan (il s’agira de l’impression d’une version du document déjà traitée par Drivve | Image).
Séparation de documents
Séparez vos documents à l’aide d’une page vierge, selon un nombre de pages prédéfini où à l’aide d’un code-barres unidimensionnel ou bidimensionnel pour enregistrer les documents scannés dans une pile en tant que fichiers séparés.
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Barcode Module (pour SPT) Passez dans une nouvelle dimension
Repoussez les limites. En ajoutant Barcode Module à SPT, vous accélérez encore le flux de vos documents. Efficacité + performances : accrochez vos ceintures !
Read complete specificationsSi vous souhaitez désigner votre travail sans aucune difficulté, peu importe s’il s’agit des processus qui se déroulent entre les différents postes dans un bureau ou entre les sites de l’entreprise, le Barcode Module est la clé pour organiser vos documents de manière efficace et transparente.
Les codes-barres automatisent le transfert des documents et servent en tant qu’ADN d’un document qui permet son allocation précise. De plus, ce sont surtout les codes-barres bidimensionnels qui peuvent contenir des informations diverses concernant un document. Ces données facilitent le transfert automatique et sécurisé des documents, par exemple au niveau des processus délicats comme l’audit ou le transfert des dossiers personnels.
Lecture des codes-barres
Drivve | Image analyse les valeurs des codes-barres et retire les informations y comprises. A l’aide de ces données, vous pouvez indexer vos documents scannés, les transférer quelque part ou ajouter des mots-clefs automatiquement. Vous avez de différentes options à l’égard de l’usage optimal des codes-barres appliqués : En vous servant des caractères de séparation, vous pouvez séparer les données des codes-barres, vous pouvez extraire des parties d’un code-barres ou vous avez la possibilité d’utiliser plusieurs codes-barres sur la même page d’un document.
Reconnaissance du type et de la position
Le Barcode Module exploite les codes-barres unidimensionnels et bidimensionnels n’importe où sur un document. Le logiciel peut effectuer des étapes diverses en fonction du type et de la position du code-barres.
Reconnaissance du niveau de fiabilité
Il arrive que l’exploitation d’un code-barres soit difficile quand il n’est pas net ou sali. Pour cette raison, le Barcode Module vous permet de configurer une valeur minimale pour le niveau de fiabilité. Si le code-barres utilisé reste inférieur à cette valeur minimale, vous recevrez une notification. De cette façon, vous savez toujours si tous les codes-barres sont exploités et traités correctement.
Orientation des codes-barres
Le Barcode Module reconnaît les codes-barres sur vos documents, peu importe s’ils sont orientés horizontalement, verticalement ou obliquement. En cas de besoin, vous avez pourtant la possibilité de configurer une orientation standard.
Séparez vos documents à l’aide des codes-barres
Séparez vos documents à l’aide des codes-barres unidimensionnels ou bidimensionnels pour enregistrer en tant que fichiers particuliers les documents scannés dans une pile.
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Exchange | Fax Connector Numériser vers le monde entier
Obtenez une parfaite intégration des serveurs Email reposant sur les protocoles standard et une liste importante de serveurs de Fax. De quoi couvrir toute la planète.
Read complete specificationsIl n’y a pas beaucoup de scanners qui sont capables d’envoyer des e-mails ou des télécopies, surtout pas à un vaste numéro de destinataires, qui contiennent un expéditeur personnalisé car cela nécessite une intégration avec votre serveur Exchange ou avec votre serveur de fax. De plus, il vous faut accès aux adresses e-mail et aux numéros de fax déposés dans les carnets d’adresses depuis le panneau de contrôle. C’est exactement ce que fait l’Exchange | Fax Connector.
E-mail au service de vente ? Vous n’avez qu’à pousser le bouton « vente ». Télécopie à toutes les agences de relations publiques dans le monde entier pour annoncer votre nouveau communiqué de presse ? Choisissez « relations publiques » dans une liste déroulante – et voilà, c’est parti.
Intégration directe avec Microsoft Exchange
Drivve | Image offre l’intégration directe avec le serveur Microsoft Exchange. Connectez-vous au panneau de contrôle pour expédier les e-mails de manière sécurisée via votre propre compte Microsoft Outlook. De retour à votre poste, vous trouverez les e-mails que vous avez envoyés dans votre boîte d’envoi et si un e-mail ne peut pas être distribué, vous recevrez une notification.
Envoyez vos télécopies via votre solution de serveur de fax
L’Exchange | Fax Connector offre par défaut l’intégration avec les systèmes de serveur de fax qui suivent:
Compatible avec plusieurs destinataires dans les champs To, Cc et Bcc
Recherchez dans les carnets d’adresses globales ou personnels depuis le panneau de contrôle de votre scanner, choisissez le destinataire souhaité et envoyez vos e-mails à une ou plusieurs personnes en même temps.
Notification par e-mail
Cette fonction vous tient au courant si un nouveau document vient d‘être scanné vers une destination spécifique de sorte que vous pouvez toujours être sûr que tous les documents sont traités et transférés correctement.
Envoyer des documents en tant qu‘e-mails
ou télécopies et les archiverComprimez et accélérez vos processus en ce qui concerne la diffusion et l’enregistrement d’informations en expédiant vos documents en tant qu’e-mails ou télécopies pendant que vous les classez ou archivez en même temps.
Barcode Module Database Connector
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Database Connector (pour SPT) Branchez et c’est parti
Grâce à la connectivité évoluée de Drivve | Image, vous pouvez brancher votre scanner ou votre MFP à 98% des bases de données actuelles.
Read complete specificationsGrâce au Database Connector de Drivve | Image, vous profitez de l’accès ciblé aux informations importantes qui sont déjà stockées dans votre infrastructure d’informations et vous pouvez les exploiter immédiatement en faveur du processus de scan.
Quels sont les avantages de cette intégration directe ? La vitesse : Evitez de rechercher pendant longtemps le numéro de client ou autres données nécessaires – nos fonctions de recherche trouveront chaque information dans quelques secondes. L’exactitude : En utilisant les informations qui existent déjà dans votre base de données pour l’indexation de vos documents, les erreurs humaines sont réduites á un minimum. L’auto-complément : Au panneau de contrôle, on vous offre un choix de données disponibles dans votre source de données et vous choisissez simplement l’information souhaitée. Le Database Connector ajoutera d’autres informations correspondantes automatiquement et conformément aux règles prédéfinies.
Connexion des sources de données existantes
Le Database Connector de Drivve | Image connecte votre scanner ou votre multifonction aux ressources existantes comme les bases de données, les applications métiers, les profils de groupes concernant les télécopies ainsi que les listes pour l’expédition d’e-mails. De cette façon, vous avez l’accès complet aux informations stockées depuis votre scanner et vous pouvez les utiliser pour indexer, traiter et diffuser vos documents de manière efficace.
Recherche plein-texte
La fonction intuitive de recherche en plein texte vous aide à rechercher et retrouver un nom, une adresse ou n’importe quelle autre information dans votre source de données.
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OCR Module (pour SPT) Œil de Lynx
Exploitez le meilleur de vos documents numérisés grâce au plus puissant des moteurs de reconnaissance optique de caractères (OCR) jamais développé.
Read complete specificationsLes termes « bureau numérique », « automatisation du bureau » ou même « gestion électronique de documents (GED) » manquent de sens sans OCR (reconnaissance optique de caractères). C’est l’OCR qui vous permet de lire, de rechercher et d’utiliser les informations que les documents scannés contiennent.
Peu importe si vous avez besoin d’OCR pour convertir vos documents scannés en PDFs lisibles, pour transformer les documents papiers en fichiers modifiables ou pour filtrer un numéro de contrat ou de client d’un contrat ou d’une commande scannée – l’OCR Module de Drivve | Image réalise tous vos rêves.
Créez des documents recherchables au format PDF
Créez des documents PDF recherchables et engendrez le format PDF/A pour archiver vos documents scannés à long terme. Le cryptage de documents PDF assure la protection des informations confidentielles.
Créez des documents modifiables dans Microsoft Word ou Excel
Souhaitez-vous scanner des documents pour les modifier après dans votre application préférée de Microsoft Office? Enregistrez et envoyez les documents scannés aux formats modifiables comme Microsoft Word, Excel, RTF ou texte.
Autorotation de documents
Il est parfois difficile de scanner les documents précisément. Profitez de Drivve | Image non pas seulement pour redresser les documents scannés obliquement mais aussi pour ajuster les pages scannées à l’envers.
Définissez des zones pour lire les informations
Profitez de la Zone OCR de Drivve | Image pour traiter les informations dans une section définie de votre document scanné. La manipulation de chaînes de caractères améliorée vous permet d’analyser chaque information reconnue dans une zone OCR. La Zone OCR de Drivve | Image optimise l’indexation automatique de documents en traitant immédiatement les métadonnées ramassées et en les transférant à l’application ou à la base de données que vous avez choisie.
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SnapForm® Pilot Prêt au décollage
Drivve s’est joint à SnapForm, un des meilleurs éditeurs de formulaires électroniques. Leur offre est totalement intégrée à la nôtre.
Read complete specificationsLa mission de Drivve, c’est de vous aider à optimiser vos flux de travaux de manière numérique. Il n’est donc pas surprenant que l’intégration profonde de Drivve | Image avec la plateforme de SnapForm® soit un des composants essentiels de notre stratégie.
Les formulaires électroniques et standardisés (eForms) assurent la consistance de vos données grâce au calcul automatique des champs dans les formulaires afin de condenser les processus basés sur ces formulaires, peu importe s’il s’agit des factures, des commandes, des décomptes des frais ou des demandes de congé.
Automatisez vos processus à l’aide des eForms de SnapForm®
Imaginez le scénario suivant : vous ouvrez un eForm sur votre multifonction ou sur votre scanner réseau et un ou plusieurs champs à saisir apparaissent au panneau de contrôle de votre appareil. Pendant que vous entrez les premières informations, l’auto-complément avec des données importantes qui sont stockées dans votre base de données commence dans les champs qui restent.
Lorsque vous expédiez l’eForm ou que vous l’imprimez pour le signer, vous verrez qu’un ensemble remarquable d’informations additionnelles et importantes est ajoutée et enregistrée sur le formulaire grâce à un code-barres bidimensionnel.
Ce code-barres imprimable et la capacité XML intelligente de SnapForm® permettent de transmettre vos données à l’application ou à la base de données de votre choix automatiquement ou bien l’eForm est transmis à la personne en charge ou le département qui convient automatiquement. Il va de soi que vous pouvez convertir et archiver l’eForm au format PDF.
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Coversheet Module (pour SPT & Barcode Module)Décentralisé et polyvalent
Génération de pages de couverture évoluées automatisant vos flux de production, quel que soit le modèle de MFP.
Read complete specificationsEn utilisant la technologie SnapForm® pour créer des pages de couverture qui contiennent un code-barres bidimensionnel, le Coversheet Module élargit la capacité de la boîte Drivve | Image en transformant n’importe quel scanner en une véritable station de numérisation et d’enregistrement de documents.
Lors du processus de scan, vous pouvez vous servir des pages de couverture qui contiennent les instructions pour le traitement et la diffusion de vos documents. Drivve | Image retire vos ordres d’un code-barres sur le formulaire et traite les documents conformément à vos désirs.
Automatisez les processus de scan à l’aide de couvertures intelligentes
Le principe et très simple: Depuis votre poste, vous fixez toutes les instructions concernant le traitement d’un document dans un formulaire électronique (eForm). Vous déterminez la structure individuelle de chaque eForm pour contrôler la saisie des données en choisissant entre de nombreux formats d’entrée comme par exemple le texte, les cases à cocher ou la liste déroulante. Un code-barres bidimensionnel contenant les informations saisies sera ajouté au formulaire. Vous imprimez ce formulaire après et vous l’utilisez en tant que page de couverture lorsque vous scannez. Drivve | Image reconnaît maintenant le code-barres sur la couverture et les documents scannés sont nommés, traités et convertis au format de fichier que vous désirez. Le Coversheet Module de Drivve | Image est même capable de savoir vers quelle destination et à quelle personne vous souhaitez transférer le document scanné.
Allez-y !
Voici un petit exemple comment créer et remplir une telle couverture. Vous n’avez qu’à lire les instructions qui suivent, saisir quelques donnés et cliquer sur « send » - la couverture personnalisée sera affiché aussitôt.
1. Commençons par le champ « e-mail » : Entrez l’adresse e-mail à laquelle vous souhaitez envoyer le document après l’avoir scanné. Comme il s’agit d’un exemple théorétique, vous pouvez inventer une adresse e-mail.
2. Continuons par les autres champs. Ils détermineront les composants du nom du document, ou bien les éléments de l’indexation du fichier.
Le document pourrait par exemple être nommé selon l’auteur (personne qui l’a scanné), la date et le mot-clef. Si c’est le cas, vous entrez dans les champs en bas de la page : auteur, date et mot-clef. Dans la couverture, ces critères seront demandés et l’indexation pourrait porter la libellé qui suit : Julie Aubert-20.20.2010-liste de congés 2010.pdf.
Autant indexer par le type de document, le numéro de référence, la devise et le destinataire. Cela peut être la bonne manière pour les factures et l’indexation porterait la libellé : Facture-FA10923b-Euro-Agent de transport Dupont.pdf
Veuillez saisir dans les champs un composant de l’indexation qui doit être demandé dans la couverture (vous n’êtes pas obligé de remplir tous les champs).
3. Pour terminer, veuillez cliquer sur « send » et attendre pendant un instant, la couverture personnalisée – prête à être remplie et imprimée – sera affichée dans une nouvelle fenêtre sur votre écran.